Att rekrytera nya medarbetare innebär inte bara att hitta rätt person, det innebär också att följa lagar som skyddar både kandidater och er arbetsgivare. Två områden som är särskilt viktiga att ha koll på när man rekryterar är GDPR och Diskrimineringslagen. När det handlar om dessa två delar har vi märkt att många företag brister i sin kunskap, något som kan bli både bli dyrt och tidskrävande.
Diskrimineringslagen – Vad säger lagen?
Diskrimineringslagen (2008:567) förbjuder direkt och indirekt diskriminering baserat på; kön, könsidentitet, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.
Att tänka på i en rekrytering
- Krav i platsannonser ska vara sakliga och relevanta.
- Undvik intervjufrågor som kan kopplas till diskrimineringsgrunder.
- Kandidaterna kan överklaga ett avslag i upp till två år, vilket innebär att du behöver dokumentera rekryteringen och spara ansökningarna minst två år.
GDPR – Dataskydd i rekryteringsprocesserna
GDPR ställer krav på hur personuppgifter hanteras under en rekrytering. Det handlar om transparens, säkerhet och ansvar.
Att tänka på i en rekrytering
- Upprätta en integritetspolicy – Kandidaten ska få information, i samband med ansökan, om hur länge ni sparar uppgifter och vilka rättigheter de har.
- Kontroll på behörigheter – Ha koll på vem som har tillgång till ansökningarna och om de har en anledning till att ta del av dem.
- Inkommande ansökningar i mailkorgen – Ha koll på vem som har tillgång till inkorgen, vem som tar hand om den om någon slutar samt säkerställ att personuppgifter och annan känslig data raderas efter rätt tid.
- Ansökningar på dator eller molntjänst – Ha koll på vem som kommer åt dem, vem som ansvarar för radering av data efter två år och vem som tar över om någon slutar.
- Ansökningar som skrivs ut – Ha koll på vem som kan se dokumenten och vem som ansvarar för att de kasseras efter rätt tid.
- Kontinuerlig gallring – Radera personuppgifter när rekryteringen är avslutad, om inte annat ändamål tydligt framgår. Dock måste du spara ansökningar i minst två år för att följa diskrimineringslagstiftningen. Du får spara vissa ansökningar längre om det finns dokumenterat och berättigat intresse från båda parter.
Vid överträdelser kan sanktionsavgifter uppgå till 20 miljoner euro eller 4 % av koncernens globala årsomsättning, det högsta beloppet gäller. EU-domstolen har fastslagit att beräkningen kan ske på hela koncernens omsättning föregående år, inte bara det enskilda bolaget. Läs mer om sanktioner i GDPR här.
Så hjälper Masterhelp rekryteringsverktyg er att följa lagen
Som kund hos oss får man tillgång till vårt rekryteringsverktyg Masterhelp. Ett rekryteringsverktyg som är utvecklat för att möta kraven i både Diskrimineringslagen och GDPR.
Med Masterhelp får ni bland annat
- Full kontroll på behörigheter.
- Automatisk anonymisering och gallring.
- Inbyggd integritetspolicy.
- Centraliserad hantering av ansökningar.
- Effektiv kommunikation med kandidater.
- Hjälp med annonsutformning och platsannonsering.
Vill du veta mer om hur ni kan använda Masterhelp rekryteringsverktyg för att effektivisera och säkra era rekryteringar
Kontakta vår Key Account Manager, Annika Wedberg på 031-7045197 eller annika.wedberg@saljpoolen.se.
